Hvor finner du det?

Innstillingene og malene ligger i administrasjonsdelen av verktøyet, og forvaltes av en administrator hos GS1 Norway. Som kommunikasjonsbruker arbeider du i Dynamisk Brief, InfoHub og Publisering, og du har «Gi tilbakemelding» nederst til venstre.

Oppsettet her, som briefmal, kanalprofiler og kategorier, styrer rammene verktøyene arbeider innenfor. Det er nyttig å vite at det finnes og hva det påvirker, selv om du ikke administrerer det selv.

Briefmalen

Briefmalen definerer strukturen Dynamisk Brief arbeider etter. Den har ni faste seksjoner, for eksempel prosjektinformasjon, bakgrunn, målgruppe og hovedbudskap. Du kan endre tittel og hjelpetekst på hver seksjon, men ikke legge til, fjerne eller flytte seksjoner. Endringer lagres som en ny versjon av malen.

Når briefmalen er tydelig, blir det enklere å vurdere om grunnlaget er komplett. Det gjør også overgangen til InfoHub og Publisering mer stabil, fordi de neste verktøyene bygger videre på et kjent format.

Kanalprofiler

En kanalprofil bestemmer hvordan Publisering bygger publiseringsutkast for én bestemt kanal, for eksempel artikkel, nyhetsbrev eller LinkedIn. Her settes strukturen, altså hvilke seksjoner utkastet skal ha, sammen med tone og stil, designnotater og eksempler på god praksis.

Det er her selve oppskriften per kanal bor. Når du lager et publiseringsutkast, bruker Publisering den aktive kanalprofilen som mal. Profilen er versjonert, så et publiseringsutkast beholder profilen det ble laget med, selv om profilen senere endres.

Kategorier

Kategoriene styrer hva InfoHub leter etter når den henter ut funn fra de godkjente kildene. Som standard finnes det sju kategorier, for eksempel målgruppe, behov og fakta og cases. Hver kategori har en beskrivelse som forklarer hva InfoHub skal se etter.

I InfoHub velger du hvilke kategorier som skal være med i et kunnskapsuttrekk. Selve kategoriene, navn, beskrivelse og rekkefølge, redigeres her i innstillingene. Endringer gjelder for nye kunnskapsuttrekk.

Hvem kan endre innstillingene?

Full tilgang til administrasjonsdelen, med briefmal, kanalprofiler og kategorier, er forbeholdt administrator hos GS1 Norway. Andre bruker verktøyene som vanlig, men har ikke tilgang til å åpne eller endre dette oppsettet.

Det betyr at rammene rundt arbeidsflyten holdes felles og stabile. Hvis du mener noe bør endres, tar du det opp med administrator eller bruker «Gi tilbakemelding».

Hva påvirker innstillingene?

Innstillingene kan påvirke hvordan verktøyene presenterer valg, hvilke standarder som brukes, og hvordan enkelte deler av arbeidsflyten oppfører seg. Det betyr ikke at du må forstå teknologien i detalj. Det viktigste er å vite at noen valg ligger fast for å sikre en felles arbeidsmåte, mens andre kan justeres ved behov.

• Briefens struktur og standardseksjoner.
• Hvilke valg som er tilgjengelige i arbeidsflyten.
• Hvordan verktøyene bruker maler og faste rammer.
• Hvordan tilbakemeldinger og forbedringsforslag meldes inn.

Hva bør du endre selv?

Noen valg kan justeres uten at det påvirker resten av arbeidsflyten. Andre innstillinger bør endres mer forsiktig, fordi de kan påvirke hvordan brief, funn og publiseringsutkast henger sammen.

Som hovedregel bør du bare endre innstillinger du forstår konsekvensen av. Hvis du er usikker, bruk tilbakemeldingsfunksjonen eller avklar internt før du endrer oppsett som påvirker maler eller arbeidsflyt.

Hva skjer i bakgrunnen?

Verktøyene bruker briefen, kildene og de godkjente funnene som grunnlag for neste steg. Det betyr at valgene du gjør tidlig i arbeidsflyten påvirker hva som blir tilgjengelig senere.

Når du godkjenner en brief, fullfører et kunnskapsuttrekk eller markerer innhold som klart i Publisering, oppdateres statusen i arbeidsflyten. Disse statusene hjelper verktøyene å vite hvilket grunnlag som kan brukes videre. Med bakgrunnslogikk mener vi reglene og oppsettet som bestemmer hvordan verktøyene bruker brief, kilder og godkjente funn videre i arbeidsflyten.

Hvem gjør hva

Prøv i praksis

Her er noen situasjoner. Velg om hver av dem er noe du kan gjøre selv, bør avklare først, eller bør melde inn som tilbakemelding.

Kort oppsummert

Innstillingene og briefmalen er ikke hovedarbeidet, men de er en viktig del av rammene rundt arbeidet. Når de er tydelige, blir det enklere å lage gode briefer, hente ut relevante funn og bruke kunnskapsgrunnlaget videre i Publisering.

Du trenger ikke gjøre mye her til daglig. Det viktigste er å vite hvor dette ligger, hva det påvirker, og når en endring bør vurderes før den gjøres.